浅谈法院信访档案的管理

张智涛


　　信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。目前，国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任。为此，笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨。

一、了解信访档案的特点，为信访工作全过程服务

　　信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据特殊地位。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有自身公正性的特点。一是信访档案是信访工作全过程的重要记录。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史资料，是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的 重要信息资源。二是信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。

二、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

　　一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，关于从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件。三是信访档案中不仅有信访者书写的材料，而且有组织的调查处理经过和结论，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时，由于机构更迭，人事变迁，仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事，只有借助于信访档案处理问题，以信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。

三、做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础

　　信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、加强信息化建设，实现信访档案信息资源共享

　　一是收集电子文件。随着办公造化的普及，各信访部门都产生了大量的电子文件，将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据。二是纸质信访档案的数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各信访档案机构应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化。三是构建信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。建立高质量的信访档案信息数据库，要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。收集整理是利用档案的先行条件，收集的目的就是为了集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便更好地进行信息化建设。

五、加强信访档案保护工作，为社会稳定服务

　　维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命。




山东省烟台市人民政府


烟台市国有企业财产监督管理办法
烟台市人民政府



第一条 为了加强国有企业（以下简称企业）财产的监督管理，巩固和发展国有经济，促进社会主义市场经济体制的建立，根据国务院《国有企业财产监督管理条例》（以下简称《监管条例》和《山东省实施＜国有企业财产监督管理条例＞办法》（以下简称《实施办法》），结合本市
实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称企业财产是指企业国有资产。包括国家以各种形式对企业投资和投资收益形成的财产，以及依法认定的企业其它国有财产。
第三条 在国务院统一领导下，根据省人民政府的规定，市、县（县级市和区）人民政府对同级人民政府管辖的企业财产实行分级管理。
市、县（县级市和区）人民政府的国有资产管理部门，对同级人民政府管辖企业的国有资产依法实行行政管理。
第四条 市、县（县级市和区）国有资产管理部门履行下列职责：
（一） 根据国家有关国有资产管理的法律、法规、规章和方针、政策，会同有关部门制定企业财产管理制度，并组织实施；
（二） 汇总和整理国有资产信息，建立企业财产统计报告制度，定期向同级人民政府报告企业财产经营状况；
（三） 负责组织清产核资、产权登记、产权界定、资产评估等基础管理工作，并对违法行为依法给予行政处罚；
（四） 会同同级财政部门和经贸委等企业归口管理部门，核定企业国有资产保值增值指标，从总体上考核企业财产经营状况，并对企业国有资产保值增值进行监督检查；
（五） 在同级人民政府规定的职权范围内，会同同级财政、经贸委等有关部门协调解决国有资产产权纠纷，对重大产权纠纷向同级人民政府提出处理意见；
（六） 会同财政、经贸委等有关部门按照分级监管的有关规定决定或申报企业财产的经营形式和企业的设立、合并、分立、终止、拍卖；审批产权变动和财务处理的重大问题，组织清算被撤消、解散企业的国有资产并征缴其变价收入；
（七） 按照分级监管体制，会同同级财政部门依法收取资产收益和企业产权转让收入等；
（八） 建立和完善产权交易机构，培育和发展产权交易市场并进行监督管理；
（九） 同级人民政府规定的其它职责。
第五条 国有资产管理部门有下列行为之一的，由政府责令改正；造成严重后果的，对主管领导人员和直接责任人员由上级机关或者所在单位给予行政处分；
（一） 未按规定履行监督职责，对企业财产流失的总体情况不掌握、不反映、不提出相应建议的；
（二） 在组织开展清产核资、产权登记、产权界定和资产评估中，滥用职权，处罚不当，造成严重后果的；
（三） 超越权限干预企业经营权，侵犯企业合法权益的。
第六条 市、县（县级市和区）人民政府授权同级政府有关部门和有关行业总公司作为监督机构，对其管辖的企业实施分工监督。政府授权的监督机构由同级经贸委等企业归口管理部门会同同级国有资产管理部门提出初步意见，报同级人民政府批准。
第七条 市、县两级人民政府授权的监督机构对其监督的企业履行下列监督职责：
（一）监督企业财产保值增值指标的执行情况；
（二） 对企业产权变动，提出初步审查意见；
（三） 依照法定权限、条件和程序，会同有关部门提出企业法定代表人的任免（聘任、解聘）建议，或者决定企业法定代表人的任免（聘任、解聘）并按有关规定对其进行奖惩。
法律、法规另有规定的，从其规定；
（四） 会同有关部门提出监事会的人员组成；需报政府审定的，按照有关规定履行报批手续；
（五） 向企业派出监事会；
（六） 定期向同级人民政府报告工作。
第八条 监督机构有下列行为之一的，由政府责令改正；后果严重的，对主管领导人员和直接责任人员由上级机关或者所在单位给予行政处分：
（一） 未按照规定履行监督职责，对被监督企业财产流失的情况不掌握、不反映、不采取相应措施的；
（二） 超越权限干预企业经营权，侵犯企业合法权益的。
第九条 市、县两级人民政府授权的监督机构对由其监督的大中型企业必须派出监事会，对其它企业由监督机构根据需要决定是否派出。
第十条 政府授权的监督机构根据《监管条例》第十八条规定委派和聘请的监事应符合下列要求：
（一） 由政府部门或者监督机构委派的监事必须是在职的正式工作人员；
（二） 监督机构聘请的经济、金融、法律、技术和企业经营管理等方面的专家，必须具有中级以上职称；
（三） 监督机构聘请企业职工代表作为监事，须经企业职工代表大会推选。
第十一条 政府授权的监督机构按《监管条例》规定委派和聘请的监事会人员，需报同级经贸委等企业归口管理部门和国有资产管理部门备案。监事会主席由同级人民政府或者监督机构在监事会成员中指定。由人民政府指定的监事会主席需报同级党委组织部门备案。
第十二条 监事会履行下列职责：
（一） 监督企业执行国有资产管理的有关法律、法规、规章和政策的情况；
（二） 审查经注册会计师验证的或者经企业法定代表人签署的企业财务报告，评价企业经营效益和财产保值增值状况；
（三） 根据工作需要，查阅企业的财务帐目和有关资料，对企业法定代表人和有关人员提出询问；
（四） 总结企业财产经营管理中的经验和教训，向监督机构和企业提出加强管理、提高企业财产运营效益的建议；
（五） 记录和评价企业法定代表人的经营业绩，对企业法定代表人在生产经营中的决策进行监督，并据此向监督机构提出对企业法定代表人任免（聘任、解聘）及奖惩的建议；
（六） 根据企业法定代表人的要求，提供咨询意见；
（七） 定期向监督机构报告工作。
第十三条 监事会及其监事有下列行为之一的，由监督机构责令改正；造成严重后果的，按照规定程序，改组监事会，免去或者解聘有关的监事：
（一） 未按照规定履行监事会或者监事职责的；
（二） 超越监事会或者监事职权，干预企业经营权，侵犯企业合法权益的；
（三） 泄露企业商业秘密，利用监事职权谋取私利的；
（四） 以谋取利益为目的接受企业的报酬或者收受财物的。
第十四条 落实企业法人财产权。政府和监督机构不得直接支配企业法人财产，不得超越法律、行政法规规定，抽取注入企业的资本金，不得调取企业财产，不得以任何名义向企业收取任何费用。
第十五条 企业必须严格执行有关国有资产管理的法律法规，建立资产经营责任制，管好企业财产，防止国有资产流失，确保国有资产保值增值。
企业法定代表人对企业全部法人财产及其净资产的保值增值状况承担经营责任。
第十六条 企业有下列行为之一的，由监督机构责令改正；造成严重后果的，对法定代表人和直接责任人员给予经济处罚，免除（解聘）其职务，或者给予降职、撤职处分：
（一） 企业经营管理不善，连续两年亏损，亏损额继续增加的；
（二） 在承包、租赁、股份制改组、联营或者外商合资经营、合作经营以及向境外投资过程中，弄虚作假，以各种名目侵占企业财产的；
（三） 向其它企业投资或者向境外投资，未在财务报告中如实反映收益状况或者未及时足额收取应得利润，造成企业财产流失的；
（四） 擅自转让企业产权的；
（五） 未按照规定进行清产核资、产权登记、资产评估以及不如实填报报表，隐瞒真实情况的。
第十七条 转让企业产权，由监督机构提出意见后，按下列权限和程序报批：
（一） 县（县级市和区）管辖的小型企业由同级国有资产管理部门审查，经同级人民政府复审后，报市人民政府审批；市管辖的小型企业由市国有资产管理局审查，报市人民政府审批。
（二） 市以下（含市）管辖的中型企业由市国有资产管理局审查，经市人民政府复审后，报省人民政府审批。
（三） 市内所有大型以上企业，须按规定程序报批。
第十八条 本办法与《监管条例》和《实施办法》一并贯彻实施。《监管条例》和《实施办法》有明确规定而本办法未涉及的，按照《监管条例》和《实施办法》的规定执行。
第十九条 本办法由烟台市经济贸易委员会会同市国有资产管理局组织实施。
第二十条 本办法自发布之日起施行。



1997年7月18日